تبحث شركة الحلول المستقبلية عن مساعد إداري لتقديم الدعم الإداري والتنظيمي للإدارة العليا، من خلال ترتيب الملفات، متابعة تنفيذ المهام، تنسيق الاجتماعات، إعداد المحاضر والمراسلات، وضمان سير العمل بكفاءة خلال المراحل التشغيلية الأولى للشركة.
📋 المهام الوظيفية
- تنظيم الأعمال الإدارية اليومية وترتيب الأولويات.
- متابعة تنفيذ المهام المعتمدة من الإدارة العليا.
- إعداد جداول متابعة للمهام والعملاء والمستشارين.
- ترتيب المواعيد والاجتماعات والتذكير بها.
- تنظيم ملفات الشركة إلكترونيًا بطريقة واضحة وسهلة الوصول.
- تصنيف ملفات العملاء والعقود والعروض والفواتير والخطابات ومحاضر الاجتماعات.
- تحديث الملفات وحفظ المستندات المهمة بطريقة آمنة ومنظمة.
- تحديث حالة المهام في أدوات المتابعة مثل Trello أو Google Sheets.
- رصد المهام المتأخرة ورفع تنبيه للإدارة.
- إعداد ملخص دوري يوضح المنجز والمتأخر والمعوقات والخطوات القادمة.
- متابعة تنفيذ القرارات الصادرة من الاجتماعات.
- تدوين محاضر الاجتماعات وتوثيق القرارات والتوصيات.
- إرسال مخرجات الاجتماعات للمعنيين بعد اعتمادها.
- متابعة ما يتم الاتفاق عليه مع العملاء أو المستشارين أو الشركاء.
- صياغة الخطابات الإدارية والمراسلات الرسمية بشكل أولي.
- تجهيز مسودات رسائل البريد الإلكتروني والواتساب الرسمية.
- حفظ المراسلات المهمة ضمن ملفات العملاء أو الشركاء.
- متابعة المتطلبات المطلوبة من العملاء.
- تنسيق التواصل بين الإدارة والمستشارين.
- متابعة تسليم المخرجات المتفق عليها.
- رفع أي تأخير أو إشكال للإدارة في الوقت المناسب.
- توحيد نماذج العمل واقتراح تحسينات تنظيمية.
- دعم اتخاذ القرار بالمعلومات.
- تحديد الأدوار المطلوبة داخل الفريق.
- نشر إعلانات التوظيف وفرز المتقدمين.
- إعداد العقود والتكليفات.
- إنشاء قاعدة بيانات للفريق وبناء قاعدة بيانات للعملاء.
- تشغيل الشركة وزيادة العملاء.
- ترتيب ملفات الشركة وتجهيز العرض التعريفي.
- إعداد رسائل تسويقية وتنشيط حسابات التواصل.
- اقتراح مميزات تنافسية للشركة.
🎓 المؤهلات والخبرات
- شهادة جامعية أو دبلوم في إدارة الأعمال أو تخصص ذو صلة.
- خبرة لا تقل عن سنة في العمل الإداري ويفضل عن بُعد.
- قدرة على كتابة الخطابات والتقارير بشكل احترافي.
- سرعة في التعلم والعمل المستقل.
- الالتزام بالسرية والدقة والانضباط.
- إجادة استخدام برامج Microsoft Office خصوصًا Word وExcel.
- القدرة على استخدام أدوات تنظيم المهام مثل Trello أو Google Drive أو Google Sheets.
- تنظيم عالٍ وترتيب الأولويات.
- الدقة والانتباه للتفاصيل.
- متابعة يومية دون انتظار توجيه مستمر.
- تواصل مهني مع العملاء والفريق والمستشارين.
- إعداد تقارير مختصرة وواضحة.
📈 مؤشرات الأداء
- إنجاز المهام الإدارية في وقتها.
- انتظام تحديث جداول المتابعة والملفات.
- دقة محاضر الاجتماعات والمراسلات.
- سرعة ترتيب وحفظ ملفات العملاء والعقود.
- جودة التنسيق بين الإدارة والفريق والمستشارين.
- انخفاض نسبة المهام المتأخرة أو غير الموثقة.
- وضوح التقارير الأسبوعية المقدمة للإدارة.
💼 مميزات العمل
- العمل عن بُعد بالكامل.
- دوام مرن حسب المهام والمخرجات.
- فرصة للنمو المهني والمشاركة في بناء شركة واعدة.
- تجربة عمل مع فريق محترف يخدم قطاع خيري وتنموي.
- عقود مرنة بنظام شهري أو بالمهام.
- إمكانية الانتقال لأدوار أكبر مع تطور الشركة.
- بيئة تعليمية محفّزة لتطوير المهارات الإدارية.
🔗 طريقة التقديم
يمكن التقديم على الوظيفة والاطلاع على التفاصيل من خلال الرابط التالي:
💡
توصية مهنية مخصصة لك:
لزيادة فرص قبولك وتطوير مسارك، ننصحك بقراءة هذا الدليل من قسم نصائح مهنية: